Gdzie ucieka gotówka? Codzienne wydatki flotowe

Wśród typowych kosztów generujących największy ruch gotówki wymienić można paliwo (często codziennie, w wielu lokalizacjach), systemy drogowe (jak e-TOLL), serwis, eksploatację czy szereg drobnych wydatków operacyjnych.

Kierowcy regulują zobowiązania na bieżąco, a firma oddaje środki później. Często wydatki są rozproszone, trudne do kontrolowania, a firma musi trzymać rezerwę finansową na nieprzewidziane okoliczności. Przez to zatrzymuje się cash flow – środki są zamrożone w bieżącej operacyjności i trudno przewidzieć, jak dużo będzie trzeba wydać w danym okresie.

Im większa flota, tym bardziej skaluje się chaos finansowy – problem niekoniecznie wzrasta liniowo.

Rozliczanie zamiast bieżącego wydawania

Jednym z pomysłów na upłynnienie cash flow jest zbiorcze rozliczanie w cyklach, na przykład tygodniowych, zamiast pojedynczych operacji. Wszystkie transakcje trafią do jednego panelu, firma otrzyma jedną zbiorczą fakturę zamiast wielu dokumentów. Daje to także możliwość odroczenia rozliczenia, ułatwia pilnowanie kanału rozliczeń.

Zintegruj koszty – sprawdzić się może na przykład karta paliwowa dla firm, dzięki której rozliczysz się bez niespodzianek, sprawnie i wygodnie. Dzięki integracji kosztowej łatwiej będzie Ci planować wydatki na kolejne miesiące, prognozować koszty, oszacujesz, czy należy wprowadzić limity, na przykład na kierowcę.

Im mniej środków zamrożonych na bieżące wydatki, tym większa przewidywalność – wiesz dokładnie, w którym momencie nastąpi konieczność rozliczenia się.

Co naprawdę poprawia cash flow?

W wielu firmach lepszy cash flow nie wynika z oszczędności, tylko z lepszej kontroli tego, co i tak jest wydawane. Każdą operację warto przypisać do użytkownika lub auta, co pozwoli Ci zapobiegać chaosowi i zmniejszy ilość pracy w kontekście dokumentów. Możesz także wprowadzić limit na typ operacji, na przykład wyłącznie na paliwo.

Cash flow poprawia też dostęp do danych w momencie rzeczywistym, to znaczy gdy na bieżąco wiesz, ile paliwa zużywa cała flota, gdzie pojawiają się największe koszty. Dzięki planowaniu finansowym unikniesz niespodzianek, łatwiej będzie Ci prognozować kolejne miesiące, kwartały czy nawet lata.

Skorzystaj z nowoczesnych rozwiązań, na przykład kart paliwowych, które stanowią element regulowania transakcji wielu firm flotowych. Niektóre z kart oferują także systemy korzystnych zniżek na paliwo czy możliwość rozliczenia także usług dodatkowych – myjni, tuneli, parkingów czy mostów.

Rozproszone, trudne do kontroli wydatki bywają dużym problemem wielu firm. Trzymanie rezerwy finansowej blokuje cash flow, dlatego im lepiej zaplanujesz wydatki, tym łatwiej będzie zarządzać Ci sprawnym przepływem finansów!